Jak zarządzać skrzynką mailową?

Bałagan nie sprzyja kreatywnej pracy. Nie sprzyja terminowości, często zapominamy w natłoku zadań, maili o ważnych sprawach.
Bezsporny jest fakt, że nieumiejętne zarządzanie wiadomościami elektronicznymi negatywnie wpływa na produktywność. Wciąż przepełniona skrzynka i dziesięciominutowe poszukiwanie starych wiadomości w konsekwencji powodują frustrację, rozproszenie uwagi podczas pracy, a więc i obniżenie jakości pracy.
Skrzynka odbiorcza to miejsce na maile przychodzące, z którymi nie zdążyliśmy nic zrobić. Korzystajmy z metody Inbox zero. Polega ona na tym, że po wylogowaniu się z poczty mamy zadowalająco „czystą” skrzynkę odbiorczą. Pozostałe maile są kasowane, przenoszone do archiwum GMail lub zamieniane na zadania.

Rozpocznijmy organizacje skrzynki mailowej od stworzenia folderów. Weźmy pod uwagę to, że najlepiej, gdy będzie ich jak najmniej. Dlaczego? Im więcej folderów tym trudniej będzie nam odnaleźć pożądane informacje w skrzynce mailowej. Rezygnujmy z tych, które nie są Ci niezbędne i nazywajmy foldery tak, abyśmy mogli zmieścić w nich tę najistotniejszą zawartość skrzynki mailowej.

Biorąc pod uwagę zasady metody organizacji pracy GTD możemy utworzyć foldery takie jak: – „Działania”, w którym znajdą się wiadomości, które wymagają działania nie dłuższego niż 2 minuty.
– Oczekiwane” – folder, który będzie zawierał wiadomości oddelegowane, zlecone komuś, takie, które wymagają odpowiedzi.
– „Do przeczytania”. W tym folderze znajdą się maile, które nie zostały przez Ciebie z jakiś powodów przeczytane od razu. Pamiętajmy jednak, by nie dopuszczać do namnażania się wiadomości. Przeglądajmy ten folder regularnie. Nie chodzi przecież o to, by przenosić tam po kolei wszystkie wiadomości, których po prostu nie chciało nsam się przeczytać.
– „Archiwum” – ważne maile, które chcemy zachować i mieć w przyszłości swobodny dostęp.

Przy odpowiednim zastosowaniu filtrów wiadomości będą kasowane, przenoszone do odpowiedniego folderu lub oznaczane jako ważne, bez żadnego kliknięcia. Pamiętajmy, aby razu po odebraniu maila zdecydować, co powinno się z nim stać. Nigdy nie zostawiajmy czegoś na później. Korzystajmy z autorespondera, który automatycznie wysyła odpowiedzi o ustalonej treści. Ponoć sprawdzanie poczty z samego rana dekoncentruje i zmniejsza efektywność pracy. Co więcej, sprawdzenie maila może pokusić o zajrzenie na portale społecznościowe i inne strony, które w danym momencie nie są nam potrzebne. Internet potrafi być nieubłaganie uzależniający.